企业合同管理系统

一、现状

随着市场的发展，企业向集团化、规模化发展，产品已趋向于多样化、大量化，合同也相应增加。目前市场上还在使用传统的人工管理方式，结合电子表格的方式来进行合同的管理，这种管理方式存在着诸多弊端效率低、关联性差、保密性差、电子表格容量小、不利于查询更新以及维护。合同管理商务运作中非常重要的一个部分，管理的优劣能够直接影响到商务流程的顺畅。

1、信息汇总困难

采用传统手工或者Excel表格管理合同时，由于不同部门的数据不统一，采集时间不连续，汇总工作需要耗费大量的时间，并且准确度难以保证，导致影响管理层人员的决策时间。

2、进度控制难

合同数目众多，参与人员也非常多，业务人员靠手工、Word 、Excel表格来管理合同进度的控制，但是这样的方式很难满足公司发展的需要，如果管理层人员想要全局或者是全程了解合同情况时，会有很大的障碍问题。

3、文档管理难

传统纸质合同与电子版合同共存，但对于不同的人员想阅读参考合同时存在查找不方便的问题，尤其是管理层人员，需要了解合同文本是需要耗费非常多的时间。

4、缺少预警机制

缺少对合同进度、结款等关键节点的预警提醒，不能准确的预测近期可能的收入支出项目，不能帮助公司进行财务规划，掌控现金流，更好的发挥资金运作。

二、解决方案

1、统计分析合同视图

在全部合同中展示所有合同的类型，开始时间到期时间，合同金额，合同状态等信息的展示，并支持导出，同时支持展示所有合同收款情况，客户的记录，这些记录为管理层人员进行集团决策提供了依据。

2、进度跟踪

明确记录合同进度，并与计划情况进行对比，方便管理层人员随时了解合同动态以及执行的情况、完成的程度、完成的百分比，方便管理层人员调整进度，安排下一步的工作。

3、协同办公，增强内部协作

企业通过电子平台对合同进行处理，有效利用了资源，提高了处理合同的能力和效率，当业务部门提交合同请求，通过审批流程后，所有的相关人员都能参与其中。

4、预警提醒降低风险

合同到期预警，客户资质证件预警，提醒合同管理者能够及时执行，并且跟踪合同的最新情况，此外，律师信、项目立案诉讼等为解决合同纠纷提供帮助，降低了风险，也减少了企业损失。

三、teamface合同管理

teamface合同管理系统，将不同合同进度分类，业务人员能够清晰明了的查找到不同类别的客户合同，比如本月到期合同、审批中的合同等。通过合同基本信息能够看到合同主题、编号、签约客户、签约日期、合同开始日期、合同解释日期、签约人、合同总额等，有效提高工作人员的效率。

Teamface实施效果

1、快速检索，省时省力。在系统中通过查询功能查找合同，只需要输入所需合同条件就可以直接检索到所需合同文本，避免在繁杂的纸质文件中动手寻找，省时省力。系统还可以实现数据的统计工作。

2、统计分析。合同的统计效率很大提升，从以前由人工统计到现在的系统自动统计，随时获得统计结果信息，管理者能够根据系统提供的合同报表以及图形报表做出相应决策。

3、提高合同审批效率。原有手工模式审批繁琐复杂，现在通过系统平台进行，加快合同审批办理速率。合同管理系统能够完整的保留合同进行过程中的记录，以及相应信息，从而避免了出现错误、遗漏等问题，提高办公效率。

通过对合同进行有效的管理实现检索迅速、查找方便、可靠性高，保密性好，寿命长等模块，这些优点能够极大的提高合同管理的效率，为企业快速发展提供助力。